Monthly Archives

juni 2017

Nedbring sygefraværet gennem opfølgning og dialog

By | Uncategorized

Højt sygefravær kan have store konsekvenser for din virksomhed. Udover de økonomiske omkostninger, som er forbundet med fraværet,  kan kollegaerne til den sygemeldte ligeledes blive påvirket. Hvis du ønsker at nedbringe virksomhedens sygefravær, er der forskellige faktorer, som man skal være opmærksomme på. Mange gange negligeres en sygemelding, og virksomheden forholder sig passiv ved blot at vente på, at en raskmelding skal dumpe ind – denne tilgang til sygefravær skaber ingen positive resultater. Tværtimod risikerer man kun at forværre sagen.

I stedet bør virksomheder lave en aktiv indsats for at nedbringe sygefraværet. Først og fremmest skal de hyppigste årsager til det høje sygefravær synliggøres, for dernæst at kunne forbedre de faktorer, som er sygdomsrelateret. Årsagerne kan både være relateret til fysiske faktorer, såsom fysisk hårdt arbejde eller psykiske faktorer, såsom manglende medarbejdertrivsel, mobning på arbejdspladsen eller stress. Husk at det ikke er tilladt at spørge direkte ind til medarbejderens sygdom. I stedet kan man kan fx benytte spørgeskemaer, hvor medarbejderne anonymt kan tilkendegive faktorer, som de mener kan påvirke sygefraværet.

Hvem har ansvaret?

Ofte bliver HR pålagt opgaven at håndtere sygefravær, selvom det egentligt bør være den enkelte leders opgave og ansvar. Den enkelte leder har som regel et tættere forhold til sine medarbejdere, og det vil derfor have en større effekt, når lederen tager dialogen med den sygemeldte. HR’s opgave er i stedet at klæde lederne på, så de kan håndtere sygefraværet bedst muligt. Det kan for mange ledere være en svær ting at konfrontere en sygemeldt medarbejder – hvad må man sige? Og hvad må man ikke sige? HR bør derfor skabe de rammer, som den enkelte leder skal arbejde under. Desuden skal HR sørge for, at lederen føler sig tryg i opgaven. Opstil klare retningslinjer for håndteringen af sygefraværet, således at alle kender deres rolle og alle sager bliver behandlet ens.

Ansvarlig håndtering af sygefravær

Udover synliggørelsen af de faktorer, som kan have indflydelse på sygefraværet, er det også vigtigt at håndtere løbende sygemeldinger korrekt – herved er der større chance for, at vedkommende vil komme hurtigere tilbage på arbejdspladsen, og samtidig vil der være mulighed for at mindske tilbagevendende fravær.

Opfølgning, forståelse og dialog er alle nøgleord i forbindelse med håndtering af sygefravær.

Dialogen med den sygemeldte bør allerede forekomme fra første sygedag. Vær forstående overfor den sygemeldte, og gør denne opmærksom på, at der bliver taget hånd om hans/hendes arbejdsopgaver. Dette vil skabe en tryghed, som giver den sygemeldte ro til at blive rask. Samtidig skal kollegaerne påvirkes mindst muligt af sygefraværet. Derfor skal de informeres omkring sygemeldingens eventuelle indflydelse på deres arbejdsopgaver. Skal kollegaerne løse nogle af den sygemeldtes opgaver? Skal de planlagte opgaver omprioriteres, indtil den sygemeldte vender tilbage?

Ved længere fravær anbefales det, at lederen følger op på den sygemeldte med jævne mellemrum. Opfølgningen vil signalere, at den sygemeldte hverken er glemt eller overflødig i virksomheden. Desuden kan man som leder indkalde vedkommende til en personlig samtale omkring fraværet – en såkaldt ”fraværssamtale”

Vejledning til afholdelse af fraværssamtale

Under samtalen mellem lederen og den sygemeldte, er det vigtigt at få afklaret følgende:

Formål:

Fortæl den sygemeldte, at formålet er at få afklaret hvordan medarbejderen har det på arbejdspladsen. Samtidig bør man finde ud af, om der er forhold, som arbejdspladsen kan ændre, så den sygemeldte hurtigere kan vende tilbage til sit arbejde.

Fokuser på selve arbejdet:

Da det ikke er lovligt at spørge direkte ind til medarbejderens sygdom, bør man i stedet fokusere på selve arbejdet.  Man kan blandt andet spørge ind til:

  • Hvor lang tid tror du, at du vil være sygemeldt?
  • Er der noget vi på arbejdspladsen kan gøre for, at du vender hurtigere tilbage?
  • Hvordan skal arbejdsdagen se ud for at du kan klare den – selvom du ikke er helt rask?
  • Hvad tror du, at der skal til for at du trives på arbejdspladsen?
  • Er der forhold omkring dit helbred, som betyder, at der er visse opgaver du ikke kan løse?

Når fraværssamtalen bliver afholdt, er det vigtigt, at man som leder giver sig god tid. Samtidig vil det være fordelagtigt at forberede sig inden samtalen. Dette kan gøres ved at nedskrive de perioder, som vedkommende har været fraværende i. Herved visualiserer man fraværets omfang overfor den enkelte, som sandsynligvis ikke har været bevidst omkring dette.